Een open dag op zaterdag, een feestavond in het dorpshuis, een show die al maanden op de kalender staat. Verenigingen in Dijk en Waard werken vaak lang naar één vaste datum toe. Die datum schuift niet op. Alles wat ervoor nodig is, moet op tijd klaar zijn: de zaal, de muziek, de vrijwilligers. En het drukwerk. Juist dat laatste schuift in een druk bestuur makkelijk naar achteren, omdat het als klusje voor later voelt.

Terugrekenen vanaf de grote avond

Begin daarom bij de datum zelf en reken terug. Wanneer wil je dat de eerste poster hangt? Wanneer start de kaartverkoop? Dan weet je ook wanneer flyers en posters binnen moeten zijn, en wanneer het ontwerp dus af moet.

Maak meteen afspraken over de klussen eromheen. Wie schrijft de tekst, wie maakt het ontwerp en wie kijkt de proef nog één keer na op datum, tijd en adres? Een fout in de aanvangstijd zie je pas als er al honderd flyers zijn uitgedeeld. Spreek ook af wie de doos aanneemt en wie de posters langs de winkels brengt. Dat kost vaak meer tijd dan je denkt.

Komt het op tijd binnen?

Neem een pop- en showkoor uit de regio dat zijn 25-jarig jubileum viert met een feestelijke show. Zo’n datum ligt vast, en voor elke vereniging met zo’n avond telt dan één vraag: is het drukwerk er op tijd?

Bestel je online, dan wil je dat vooraf weten. Bij HelloPrint, waar je flyers en posters laat drukken, staat bij ieder product de verwachte leverdatum. Bedank je sponsors of vrijwilligers met een relatiegeschenk, dan verschijnt de exacte levertijd tijdens het bestellen altijd in beeld.

Wie bij de online drukkerij HelloPrint bestelt, kan die datum dus naast de feestavond leggen voordat hij afrekent. Zorg wel dat je je bestand op tijd kunt aanleveren, want de leverdatum hangt ook af van wanneer het binnen is, en die aanleverdeadline verschilt per product.

Als het toch krap wordt

Soms loopt het anders dan gepland. De tekst voor de flyer is pas laat af, of het bestuur wil op het laatste moment nog een sponsor toevoegen. Bij flyers kun je dan kiezen voor versnelde levering, tegen een kleine meerprijs. Dat geldt niet vanzelf voor al het andere drukwerk, dus vraag het bij posters of een programmaboekje na voordat je erop rekent.

Wat altijd helpt: houd de eerste versie simpel. Een flyer met datum, plek, tijd en waar je kaartjes koopt is snel af. Een programma met alle namen kan later nog, als de rest de deur uit is.

De laatste weken voor een show zijn druk genoeg, met repetities, de kassa en de aankleding van de zaal. Werkt jouw vereniging in Dijk en Waard naar een vaste feestdatum toe, dan zie je bij HelloPrint al tijdens het bestellen wanneer het drukwerk binnenkomt. Het bestuur weet zo op tijd waar het aan toe is, en alle aandacht kan naar de avond zelf.